Quelques idées pour diminuer les coûts de la soirée d’entreprise:
- Pour éviter les imprévus
- Pour maîtriser les postes dangereusement variables
- Pour gagner du temps
1. Manger
Sélectionnez votre traiteur avec soin .
Généralement, on considère que 50% de la réussite d’une soirée d’entreprise dépend du repas.
En effet, manger est un acte qui va bien au-delà de ce qui est dans l’assiette.
Manger, c’est aussi se faire plaisir, partager avec les autres et se sentir intégré dans un groupe. Particulièrement en période de stress, comme en fin d’année. Une table luxueuse n’est pas forcément synonyme de plaisir.
Aujourd’hui, on ne touche plus les gens avec un étalage d’argent, mais par le biais de l’émotion.
Ainsi, autour d’une table, ce sont parfois des plats simples qui peuvent générer quelque chose de beau.
En effet, manger est un acte qui va bien au-delà de ce qui est dans l’assiette.
Manger, c’est aussi se faire plaisir, partager avec les autres et se sentir intégré dans un groupe. Particulièrement en période de stress, comme en fin d’année. Une table luxueuse n’est pas forcément synonyme de plaisir.
Aujourd’hui, on ne touche plus les gens avec un étalage d’argent, mais par le biais de l’émotion.
Ainsi, autour d’une table, ce sont parfois des plats simples qui peuvent générer quelque chose de beau.
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| La fondue crée la bonne humeur |
Proposez à quelques proches collaborateurs d’apporter un dessert fait-maison. Cela renforce l'esprit de groupe et c'est tout ça de moins à gérer.
2. Boire
Comment choisir les boissons de l’apéro au dessert, ni trop peu, ni trop …
Qu'importe le flacon, pourvu qu'on ait l'ivresse, aimait à dire Alfred de Musset.
Aimer le vin est une chose, mais le plus important reste l’ambiance et avec qui on le partage.
Parfois, il arrive même que des vins de grand prix ne soient pas appréciés à leur juste valeur dans une soirée animée avec beaucoup de participants.
Dans certaines salles, vous pouvez amener vos propres boissons, d’où une flexibilité et une importante réduction des coûts.
3. Où
Choisissez un lieu où il est possible d’organiser des activités. Un lieu qui dispose de plusieurs salles (petites et grandes) pour y installer différents postes. Si des salles sont déjà équipées avec des jeux, c’est encore mieux. Par exemple bowling, babyfoot ou autres.
Les soirées d’entreprises où les participants restent assis à s’ennuyer, vissés à attendre la fin, sont inutiles.
Autant ne rien faire.
Pensez également au trajet que devront effectuer vos collaborateurs et au temps qu’ils auront à disposition pour votre soirée. Gardez ces deux éléments à un niveau acceptable.
Les possibilités de se garer à destination est aussi un point à considérer, car le covoiturage est rarement efficace lors des soirées d’entreprise, chacun souhaite rester indépendant.
Sauf exception, pour de nombreuses raisons, une soirée d’entreprise ne devrait pas dépasser minuit.
4. Quand
Evitez les périodes trop chargées.
Combien de temps à l’avance faut-il réserver ?
L’agenda de certains lieux se remplit bien à l’avance. Si tel est le cas du lieu que vous avez choisi, anticipez et prenez une option.
Souvent le prix des locations de salle sont plus avantageux en semaine. De même pour les mois de janvier et février.
Aussi pensez à pré-informer vos collaborateurs de la date par un « Save the Date ».
5. S’amuser
Pour que vos invités s’amusent, il faut savoir créer une ambiance. Bien sûr, vous pouvez faire appel à des animateurs professionnels, vous pouvez aussi chercher les talents chez vos collaborateurs. Lesquels seront tout fier de montrer ainsi d’autres facettes de leurs compétences.
Tout aussi simple, choisissez une thématique; par exemple une couleur, dress code rouge, chapeau, le folklore suisse, etc.
Pour briser la glace en début de soirée, organisez un mini-concours de dégustation (un carnotzet n’est pas indispensable, mais c’est un plus).
6. Communiquer
Eh, oui, une soirée d’entreprise. ce n’est pas seulement pour rigoler.
Une soirée bien agréable va créer un univers qui facilite les échanges, va générer un climat de confiance. Utilisez ce potentiel sympathie, cette émotion positive pour passer des messages.
Mais alors, combien coûte la location d’un écran, un beamer, un micro, des haut-parleurs ?
Cherchez donc une salle déjà équipée.
7. Enfin, comment gagner du temps ET réduire les coûts
Certains traiteurs sont parfois d’accords de stocker et de transporter les boissons que vous aurez préalablement achetées auprès d’un discounter, ceci gratuitement. Peut-être est-ce le cas du traiteur que vous avez choisi.
Voici donc quelques conseils issus de l’expérience.
Ils vous permettront de faire face à une réduction du budget “soirée d’entreprise” tout en assurant sa réussite.
C’est quand la prochaine soirée d’entreprise ?